Das Wachstumschancengesetz wurde am 22.03.2024 vom Bundesrat beschlossen, damit ist jetzt die E-Rechnung zur Pflicht geworden. Betroffen davon sind vor allem Unternehmen im B2B-Bereich.
Eine E-Rechnung ist „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt“ wird. Dieses strukturierte Format muss „der Liste der entsprechenden Syntaxen … entsprechen“. Vereinfacht ausgedrückt: Die elektronische Rechnung muss ein strukturiertes Datenformat enthalten, damit die Rechnung maschinenlesbar ist und automatisiert verarbeitet werden kann.
Ergebnis: Reine PDF-Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung!
Ab 01.01.2025 müssen Unternehmen diese elektronischen Rechnungen empfangen können.
Für die Erstellung von E-Rechnungen wird es Übergangsfristen geben.
In den Jahren 2025 und 2026 ändert sich noch nichts. Deshalb „kann eine Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 … auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, … übermittelt werden“. Eine Berücksichtigung der Strukturvorgabe ist dabei ebenfalls nicht nötig.
Unternehmen, deren Umsatz 2026 nicht mehr als 800.000 EUR betragen hat, können auch 2027 noch die Übergangsfrist nutzen und ebenfalls die Rechnungen wie bisher übermitteln. Unternehmen mit mehr Umsatz müssen jetzt bereits E-Rechnungen ausstellen, oder ersatzweise die Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) bereitstellen.
Ab 2028 gilt dann endgültig die Pflicht zur E-Rechnung, wobei wohl weiterhin die Übermittlung per EDI möglich bleibt, wenn das Datenformat der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder kompatibel ist.
Da alle anderen Formen der Übermittlung zukünftig vom §14 UStG nicht mehr als Rechnung anerkannt sein dürften, ist davon auszugehen, dass diese „Belege“ ihre Vorsteuerberechtigung verlieren.
Auch bei der Aufbewahrungspflicht ist zu beachten, dass § 257 Abs. 3 HGB vorgibt, dass sichergestellt wird, dass die Unterlagen unverändert und dauerhaft verfügbar sind. Der eigene Prozess muss demnach sicherstellen, dass die Unterlagen unveränderbar und gegen versehentlichen oder absichtlichen Verlust geschützt sind.
Unsere Empfehlungen an Sie:
Auch wenn die Übergangsfristen großzügig sind, sollten die notwendigen Schritte zur Einhaltung der Pflicht zur E-Rechnung geprüft, geplant und in angemessener Geschwindigkeit umgesetzt werden.
Da der Prozess der Rechnungsschreibung und des Rechnungsempfangs nun beleuchtet wird, ist hier ggf. auch der Ansatzpunkt zur Optimierung durch Digitalisierung dieses Prozesses. Sofern Sie DATEV Unternehmen online (und als Zusatzmodul ggf. Auftragswesen next) noch nicht für Ihre Buchhaltung nutzen, sprechen Sie uns gerne an, wir schicken Ihnen einen Link zu einem Vorstellungsvideo und helfen Ihnen auf Wunsch bei der Einrichtung und Anbindung an unsere Kanzlei.